Un negozio online modello

È successo che il complesso software Melbis Shop venga utilizzato da diversi negozi online che sono diventati leader nei rispettivi segmenti merceologici. Questa è una particolarità di Melbis Shop: grazie alla sua ampia funzionalità risulta complesso e sovradimensionato per i negozi di livello iniziale, ma allo stesso tempo è super efficace per chi punta a diventare il migliore nel proprio settore merceologico.

Uno di questi, un esempio evidente di utilizzo di Melbis Shop, è il negozio online AstroScope, che prenderemo come modello. Si tratta di un popolare supermercato astronomico dove è possibile acquistare un telescopio per l’osservazione delle stelle. È stato fondato nel 2007 e fin dal primo giorno ha utilizzato prima Melbis Shop versione 5 e oggi anche la versione 6. Naturalmente, oltre ai telescopi stessi, in questo negozio online sono presenti anche altre categorie di prodotti, come i binocoli astronomici e i cannocchiali.

Nello sviluppo del negozio AstroScope è stato applicato un approccio scalabile , come se questo progetto potesse domani trasformarsi in un grande supermercato con nuove categorie di prodotti. In altre parole, il nucleo del progetto è l’uso del multitasking di Melbis Shop, nonché la formalizzazione e la strutturazione dei processi aziendali, che possono essere facilmente adattati anche ad altri negozi di settore, ad esempio a un supermercato sportivo o a un grande magazzino di giocattoli per bambini, ecc.

   

Cosa si può dire delle funzionalità di Melbis Shop utilizzate nel negozio AstroScope?

Come esempio di negozio online modello su Melbis Shop, esamineremo il negozio AstroScope dall’interno, dandovi così la possibilità di valutare la struttura aziendale del progetto e la sua realizzazione con Melbis Shop 6. 

Ecco come appaiono le statistiche generali del database del negozio AstroScope, che ne caratterizzano il livello di contenuto:

Naturalmente, il progetto AstroScope utilizza tutte quelle funzionalità di base che sono già dichiarate nella sezione Screenshot del programma. In generale, si tratta di funzioni standard per la gestione di descrizioni, prezzi e listini dei prodotti, quindi non saranno nuovamente elencate qui. 

Senza dubbio, oltre alle funzionalità standard del software Melbis Shop, questo progetto possiede anche proprie configurazioni e moduli specifici . È proprio su questi che ci soffermeremo più in dettaglio. 

Ogni dipendente ha i propri ruoli e responsabilità secondo il regolamento definito fin dall’inizio, ad esempio:

Moderatore

• Controllo e formazione dei manager
• Controllo del livello di riempimento del negozio con i prodotti
• Gestione degli elementi strutturali del sito e distribuzione dei diritti di accesso

Manager

• Consulenza e ricezione ordini per telefono
• Modifica delle descrizioni e delle immagini dei prodotti
• Miglioramento della qualità di presentazione della sezione e dei prodotti in essa contenuti
• Analisi merceologica
• Consulenze su forum e social network, risposte alle recensioni dei prodotti e alle e-mail
• Lavoro con i clienti abituali

Promoter

• Gestione dei cataloghi della vetrina
• Controllo della qualità della presentazione dei prodotti
• Controllo della qualità dei filtri
• Monitoraggio e promozione degli eventi del negozio
• Organizzazione della scrittura di recensioni dei prodotti

Responsabile logistico senior

• Controllo e formazione dei logistici
• Contabilità finanziaria e questioni amministrative
• Ricerca di nuovi fornitori e interazione con essi
• Controllo e analisi della contabilità di magazzino
• Risoluzione di situazioni conflittuali
• Lavoro con materiale pubblicitario
• Aiuto nell’elaborazione degli ordini

Responsabile logistico junior

• Elaborazione, prenotazione e monitoraggio dell’esecuzione degli ordini
• Aggiornamento dei listini dei fornitori
• Correzioni valutarie

Content manager

• Inserimento di descrizioni e immagini dei prodotti
• Ricezione ordini per telefono

Opzioni e impostazioni

Poiché il software Melbis Shop è прежде всего uno strumento per la creazione di vetrine online uniche e processi aziendali, durante la realizzazione del negozio AstroScope si è reso necessario creare e definire molte opzioni e impostazioni diverse.

Prima di tutto, si tratta delle Impostazioni utente, dove gli sviluppatori hanno definito alcune costanti del negozio che possono essere modificate da determinati dipendenti del negozio senza l’intervento di un programmatore. Le impostazioni sono così numerose che, per una visualizzazione comoda e intuitiva, è stata creata una struttura ad albero (a sinistra nello screenshot), che raggruppa le impostazioni per sezioni:

Oltre alle impostazioni utente, sono state create anche impostazioni specifiche speciali per vari repertori. Ad esempio, ecco come appaiono le opzioni avanzate per i Fornitori:

Inoltre, affinché i dipendenti possano effettuare selezioni in modo comodo e intuitivo durante il lavoro con il database, la funzionalità standard delle query di Melbis Shop è stata ampliata con filtri personalizzati per la selezione di prodotti e ordini secondo diversi criteri:

Moduli web

Il prossimo aspetto che vale certamente la pena menzionare sono i moduli web aggiuntivi. Grazie a essi, da un lato il negozio combina tutta la potenza del motore per il lavoro massivo con grandi quantità di prodotti (grazie all’applicazione desktop Windows), e dall’altro rende il negozio straordinariamente flessibile nelle possibilità, ampliandone le funzionalità con moduli web personalizzati. 

Questi moduli sono di due tipi: integrati, che vengono visualizzati direttamente all’interno dell’applicazione Windows (tramite browser web integrato), ed esterni, che possono funzionare sia all’interno di Melbis Shop sia indipendentemente da esso su qualsiasi dispositivo con sistemi operativi diversi. Consideriamo prima di tutto i moduli web esterni . Il loro elenco è piuttosto vario e consente di risolvere compiti molto differenti.

Negozio: Bacheca annunci

Bacheca annunci per i dipendenti, dove viene impostato il calendario dei giorni festivi e lavorativi. In altre parole, il dipendente responsabile può predefinire i giorni lavorativi e i giorni di riposo sulla base delle disposizioni della direzione. Questo è comodo non solo per l’azienda, ma consente anche di coordinare il lavoro con i fornitori e, soprattutto, con i clienti. Infatti, grazie a questo calendario avviene il calcolo automatico dei tempi di consegna, che vengono visualizzati accanto a ogni prodotto sul sito AstroScope, nonché all’interno del programma durante il calcolo dell’ordine, automatizzando il lavoro dei manager nella ricezione degli ordini.

Negozio: Manager

Sistema di calcolo automatico dei bonus per i manager in base alle loro vendite. Ogni manager del negozio può entrare in questa sezione per vedere la dinamica del calcolo dei propri bonus e di quelli altrui. Tutto è chiaro, tempestivo e affidabile.

Negozio: Fornitori

Si tratta di una sezione speciale, utile per l’amministratore e per i logistici. Consente di avere rapidamente e in modo chiaro una panoramica dello stato del lavoro con i listini dei fornitori di prodotti: quanti nuovi prodotti ci sono, quanti hanno già una descrizione inserita, ecc. Inoltre, tramite questa sezione il logistico può accedere alla sezione personale del fornitore. Questo sarà descritto più dettagliatamente in seguito.

Negozio: Partner

Sistema di lavoro con i partner (accredito e addebito di bonus). Il negozio AstroScope non solo vende telescopi, ma aiuta anche i principianti a orientarsi, e per questo utilizza una rete partner di astronomi amatoriali. Questi partner possono anche partecipare alle vendite tramite il negozio online, concentrandosi sulla corretta selezione dei prodotti per il cliente e utilizzando uno speciale codice promozionale. Grazie a questo codice, l’acquirente ottiene uno sconto aggiuntivo, mentre il negozio registra l’ordine partner. Il sistema registra automaticamente la cronologia delle vendite del partner accreditandogli bonus, che potrà poi spendere nel negozio per acquistare qualsiasi prodotto.

Va inoltre menzionato che ogni partner (registrato anche come acquirente) dispone di una propria sezione partner nell’account cliente, dove sono disponibili tutte le informazioni sul movimento degli ordini effettuati tramite il suo codice promozionale.

Business: Riepilogo ordini

Riepilogo aggiuntivo degli ordini ottenibile tramite l’interfaccia web. Questa sezione è comoda per l’utilizzo da parte dei dipendenti del negozio su smartphone o tablet. Inoltre, questo modulo è utile per l’analisi rapida degli ordini secondo diverse opzioni: stato, consegna, pagamento, ecc.

Business: Contabilità finanziaria

Contabilità finanziaria interna delle interazioni all’interno dell’azienda. Non si può dire che questo sistema possa sostituire completamente la contabilità ufficiale, ma automatizzare la contabilità finanziaria interna dell’azienda, dei singoli uffici o delle divisioni è assolutamente possibile. Dopotutto, il database del negozio contiene tutte le informazioni di base su prodotti e vendite.

È degno di nota il fatto che le opzioni di questo modulo, così come i diritti di accesso alle operazioni specifiche, siano facilmente impostabili e modificabili grazie all’estensione standard Opzioni dei moduli in Melbis Shop. In altre parole, i moduli web non sono statici e i dipendenti del negozio possono configurarli secondo necessità, senza ricorrere ai servizi dei programmatori.

Business: Contabilità di magazzino

Modulo web per una contabilità di magazzino separata nel negozio. AstroScope utilizza i magazzini principali dei fornitori, ma oltre a questo possiede anche un proprio magazzino interno, acquistando all’occorrenza singole posizioni di prodotto. L’integrazione della contabilità di magazzino con il sito di vendita crea trasparenza e coordinamento nel lavoro dell’intera azienda. Tutto si trova qui e tutte le relazioni tra i calcoli possono essere monitorate immediatamente.

Business: Strategia

Sistema per definire le strategie di lavoro con i fornitori. È un sistema intelligente per individuare e controllare il profitto sui prodotti dei fornitori. Molto comodo per i dirigenti e gli analisti del negozio, consente di formare la politica di collaborazione con i fornitori, monitorare i loro errori o le loro manovre sul margine del rivenditore. Permette di impostare regole automatiche di tolleranza e preferenza per i prodotti:

Inoltre, qui è possibile impostare il rating dei prodotti, correggendo così la posizione dei prodotti nel catalogo per massimizzare l’efficacia delle loro vendite:

All’interno del report principale è integrato un sistema di sotto-report per analizzare la dinamica della disponibilità e della vendita di ogni singola posizione di prodotto. In altre parole, è possibile monitorare e correlare le vendite del prodotto con l’effettiva disponibilità del prodotto o con le condizioni della politica di prezzo del fornitore:

Analisi: Riepilogo vendite

Un report semplice e intuitivo che consente di analizzare rapidamente le sezioni merceologiche in termini di indicatori complessivi: fatturato, profitto e sconti concessi al cliente. Utilizzando la struttura nidificata dei report, è possibile arrivare rapidamente ai componenti degli indicatori, fino alle specifiche posizioni di prodotto che hanno generato le vendite nel mese desiderato:

Analisi: Analisi di magazzino

L’analisi di magazzino è un utile modulo web per il lavoro analitico sul magazzino aziendale. Il principio fondamentale dell’efficienza del magazzino è l’assenza di sovraccarico di scorte. Per questo motivo, i logistici del negozio devono prendere decisioni complesse su quali prodotti sia opportuno acquistare per il proprio magazzino e quali sia meglio acquistare direttamente dal fornitore per uno specifico ordine. Pertanto, ogni prodotto presente nel magazzino del negozio AstroScope ha una sua motivazione, oltre a una serie di altri indicatori, come Potenziale ed Efficienza, osservando i quali si può prevedere l’opportunità della posizione di magazzino.

Il sistema contiene immediatamente anche un sotto-report che traccia le vendite e i resi di uno specifico prodotto in magazzino. Può inoltre mostrare le oscillazioni dei prezzi:

Il report analitico successivo è necessario per l’aggiornamento periodico delle giacenze di magazzino. Si selezionano un periodo e un coefficiente. Di conseguenza, basandosi sulle statistiche di vendita, il sistema calcola quanto bisogna riacquistare per ogni posizione:

Altri report per il magazzino sono In attesa di fornitura, Volevano acquistare e Stanno visualizzando. Sono utili per determinare quali prodotti interessano esattamente ai visitatori del negozio, ma che per qualche motivo non vengono venduti dal negozio. Il fatto è che alcuni prodotti dei fornitori possono essere “vietati”, cioè impostati forzatamente come non disponibili. Le ragioni possono essere molteplici, la più frequente è un prodotto economico e il magazzino lontano del fornitore. In questo caso, non è conveniente evadere ordini singoli per tale prodotto. Ma proprio grazie a questo report il logistico del negozio può analizzare cosa sia comunque richiesto e quindi acquistare quel prodotto per il magazzino del negozio, ottimizzando così la logistica.

E la sezione finale dell’analisi di magazzino è l’Analisi dei prezzi. Grazie a questo report è possibile individuare rapidamente le tendenze della dinamica dei prezzi sul mercato dei prodotti acquistati per il proprio magazzino. Infatti, dopo l’acquisto del prodotto, il suo prezzo consigliato può cambiare da parte del fornitore, quindi è necessario confrontare periodicamente i prezzi per evitare non competitività e sovraccarico del magazzino.

Analisi: Grafici e report

Statistiche interne personalizzate sulle visite alle sezioni del negozio, nonché analisi della dinamica delle vendite. Un modulo estremamente utile sia per l’amministratore del negozio sia per i suoi proprietari. Consente di conoscere con precisione la dinamica delle visite del negozio per sezioni specifiche. Si tratta della statistica più accurata e indipendente da servizi di terze parti. Mostra sia la situazione complessiva del negozio nel suo insieme sia la dinamica delle visite delle singole sezioni nel tempo.

In modo analogo funziona anche il report sulla dinamica delle vendite. Selezionando diversi intervalli: giorno, settimana, mese, anno, e attivando facoltativamente un filtro per uno specifico fornitore, è possibile monitorare la dinamica delle vendite.

Strumenti: Invio SMS

Sistema di controllo delle notifiche inviate automaticamente ai clienti. Al momento dell’ordine, così come all’impostazione di determinati stati, il sistema informa automaticamente i clienti utilizzando il servizio SMS. Con questo modulo web è possibile controllare tutti i messaggi inviati, nonché effettuare l’invio individuale di un messaggio.

Strumenti: Aggiornamento dei magazzini delle società di trasporto

Aggiornamento automatico del database dei magazzini delle società di trasporto. Modulo di caricamento dell’elenco dei magazzini delle società di trasporto tramite API per l’integrazione con la vetrina del negozio online. Semplifica la procedura d’ordine per l’utente e per i manager.

Strumenti: File inutilizzati

Sistema di ricerca e rimozione dei file inutilizzati per ottimizzare lo spazio su disco. Durante la formazione della vetrina del negozio compaiono file immagine obsoleti, che è opportuno eliminare periodicamente. Questo modulo web confronta tutti i registri dei file con quelli effettivamente presenti e consente di visualizzare/eliminare quelli che non risultano utilizzati da nessuna parte.

Strumenti: Conversione delle caratteristiche

Modulo di conversione dei tipi di caratteristiche. Durante la creazione delle descrizioni dei prodotti si verificano situazioni in cui i manager scelgono inizialmente un tipo enumerato per i valori della caratteristica. Successivamente questo può rivelarsi un metodo di memorizzazione inefficiente e allora la caratteristica del prodotto può essere ridefinita come testuale.

Documentazione: regolamento e guide metodologiche

La documentazione dei processi aziendali delle società e dell’interazione tra i dipendenti è presentata sotto forma di regolamento generale e guide metodologiche, facilmente accessibili a ogni dipendente.

Moduli web integrati

Oltre ai moduli web indipendenti elencati sopra, ci sono ulteriori moduli web integrati. Questi moduli sono integrati in modo efficace nel programma Melbis Shop. Quando l’utente lavora con prodotti o ordini, avviene uno scambio di informazioni con questi moduli ed essi completano in tempo reale la funzionalità del programma. Ad esempio, nella sezione personale del manager che si occupa delle descrizioni dei prodotti o nella sezione dei logistici dedicata alla determinazione dei prezzi sono disponibili i seguenti moduli:

Descrizione del prodotto

Anteprima rapida della descrizione del prodotto che verrà visualizzata ai clienti sul sito:

Associazione del prodotto

Controllo dell’associazione del prodotto. Nel negozio sono definiti due stati dei prodotti: Vetrina e Magazzino. Grazie a ciò è possibile caricare i listini dei fornitori nel negozio come posizioni di magazzino e poi effettuare la loro associazione ai prodotti della vetrina. Questo è necessario affinché il sistema possa scegliere la migliore offerta tra una moltitudine di prodotti di magazzino di vari fornitori e venderla come un unico prodotto di vetrina.

Contabilità di magazzino

Contabilità di magazzino, modo rapido per visualizzare il movimento dei prodotti in magazzino. Il modulo integrato è comodo per i logistici nella sezione Determinazione dei prezzi, consente di visualizzare rapidamente le riserve attuali e i movimenti dei prodotti nel magazzino interno.

Riepilogo vendite

Riepilogo vendite, dinamica delle vendite e importo dello sconto per uno specifico prodotto per mese.

Dinamica della domanda

Grafico della dinamica della domanda per il prodotto selezionato, nonché del guadagno su di esso (bonus). Utilizzando il catalogo del negozio direttamente in Melbis Shop, manager e logistici possono spostarsi rapidamente tra le sezioni e, con l’aiuto di questo modulo web, visualizzare la dinamica delle vendite, dei prezzi, del margine bonus, nonché degli sconti sul prodotto specifico.

Dinamica del costo

Dinamica del costo del prodotto, dei prezzi di acquisto e al dettaglio, nonché della sua disponibilità. Due grafici con intervallo per mesi e giorni.

Assegnazione dei regali

Sistema di assegnazione automatica del regalo. Alla base vi è l’analisi del guadagno sul prodotto e la ricerca di prodotti-regalo disponibili che rientrino nell’intervallo prestabilito di perdita di profitto.