Boutique en ligne exemplaire

Il se trouve que la solution logicielle Melbis Shop est utilisée par plusieurs boutiques en ligne devenues leaders dans leurs segments de produits. C’est là toute la particularité de Melbis Shop : en raison de ses fonctionnalités étendues, il est complexe et surdimensionné pour les boutiques de niveau débutant, mais en même temps extrêmement efficace pour ceux qui aspirent à devenir les meilleurs dans leur domaine commercial.

L’un de ces exemples parlants d’utilisation de Melbis Shop est la boutique en ligne AstroScope, que nous prendrons comme modèle. Il s’agit d’un supermarché astronomique populaire où l’on peut acheter un télescope pour observer les étoiles. Fondé en 2007, il a utilisé dès le premier jour Melbis Shop, d’abord dans sa cinquième version, et aujourd’hui dans sa sixième version. Bien entendu, outre les télescopes eux-mêmes, cette boutique en ligne propose également d’autres catégories de produits, telles que les jumelles astronomiques et les longues-vues.

Lors du développement de la boutique AstroScope, une approche évolutive a été appliquée, comme si ce projet pouvait demain se transformer en grand supermarché avec de nouvelles catégories de produits. Autrement dit, le cœur du projet repose sur l’utilisation du multitâche de Melbis Shop, ainsi que sur la formalisation et la structuration des processus métier, qui peuvent facilement être adaptés à d’autres boutiques sectorielles, par exemple un supermarché d’articles de sport ou un grand magasin de jouets pour enfants, etc.

   

Que peut-on dire des fonctionnalités de Melbis Shop utilisées dans la boutique AstroScope ?

À titre d’exemple de boutique en ligne exemplaire sous Melbis Shop, nous allons examiner la boutique AstroScope de l’intérieur, ce qui vous permettra d’évaluer la structure métier du projet et sa mise en œuvre à l’aide de Melbis Shop 6. 

Voici à quoi ressemblent les statistiques générales de la base de données de la boutique AstroScope, qui caractérisent son niveau de remplissage :

Bien entendu, le projet AstroScope utilise toutes les fonctionnalités de base déjà présentées dans la section Captures d’écran du programme. En général, il s’agit de fonctions standard de gestion des descriptions, des prix et des listes tarifaires des produits ; elles ne seront donc pas répétées ici. 

Bien sûr, outre les fonctionnalités standard du logiciel Melbis Shop, ce projet possède également ses propres configurations et modules spécifiques. C’est justement sur eux que nous allons nous attarder plus en détail. 

Chaque collaborateur a ses rôles et responsabilités selon un règlement initialement défini, par exemple :

Modérateur

• Contrôle et formation des managers
• Contrôle du niveau de remplissage de la boutique en produits
• Gestion des éléments structurels du site et répartition des droits d’accès

Manager

• Conseil et prise de commandes par téléphone
• Modification des descriptions et des images des produits
• Amélioration de la qualité de présentation des rubriques et des produits qu’elles contiennent
• Analyse des produits
• Conseils sur le forum et les réseaux sociaux, réponses aux avis produits et aux e-mails
• Travail avec les clients réguliers

Promoteur

• Gestion des catalogues de vitrine
• Contrôle de la qualité de présentation des produits
• Contrôle de la qualité des filtres
• Suivi et promotion des événements de la boutique
• Organisation de la rédaction d’avis et de tests de produits

Responsable logistique

• Contrôle et formation des logisticiens
• Comptabilité financière et questions administratives
• Recherche de nouveaux fournisseurs et interaction avec eux
• Contrôle et analyse de la gestion des stocks
• Résolution des situations conflictuelles
• Travail avec les supports publicitaires
• Aide au traitement des commandes

Assistant logistique

• Traitement, réservation et suivi de l’exécution des commandes
• Mise à jour des listes tarifaires des fournisseurs
• Ajustements des devises

Rédacteur de contenu

• Saisie des descriptions et des images des produits
• Prise de commandes par téléphone

Options et paramètres

Puisque le logiciel Melbis Shop est avant tout un outil de création de vitrines en ligne uniques et de processus métier, la conception de la boutique AstroScope a nécessité la création et la définition de nombreuses options et paramètres différents.

Il s’agit avant tout des paramètres utilisateur, dans lesquels les développeurs ont défini certaines constantes de la boutique, que certains employés peuvent modifier sans intervention d’un programmeur. Il y a tellement de paramètres que, pour les afficher de manière pratique et claire, une structure arborescente a été créée (à gauche sur la capture d’écran), qui regroupe les paramètres par sections :

Outre les paramètres utilisateur, des paramètres spécifiques particuliers ont également été créés pour toutes sortes de répertoires. Par exemple, voici à quoi ressemblent les options avancées pour les Fournisseurs :

De plus, afin que les employés puissent effectuer facilement et visuellement des sélections lors du travail avec la base de données, les fonctionnalités standard des requêtes Melbis Shop ont été étendues à l’aide de filtres personnalisés pour sélectionner des produits et des commandes selon différents critères :

Modules web

L’aspect suivant qu’il faut absolument mentionner, ce sont les modules web supplémentaires. Grâce à eux, la boutique combine d’une part toute la puissance du moteur de traitement par lots d’un grand nombre de produits (grâce à l’application Windows de bureau), et d’autre part une flexibilité exceptionnelle des possibilités, en étendant ses fonctionnalités à l’aide de modules web sur mesure. 

Ces modules sont de deux types : intégrés, affichés directement dans l’application Windows (via le navigateur web intégré), et externes, pouvant fonctionner aussi bien dans Melbis Shop qu’en dehors de celui-ci, sur n’importe quel appareil et sous différents systèmes d’exploitation. Examinons tout d’abord les modules web externes. Leur liste est assez variée et permet de résoudre des tâches très diverses.

Boutique : Tableau d’annonces

Un tableau d’annonces pour les employés, où est défini le calendrier des jours fériés et des jours ouvrés. Autrement dit, le collaborateur responsable peut prédéfinir les jours ouvrés et les jours de repos sur la base des consignes de la direction. C’est pratique non seulement pour l’entreprise, mais cela permet aussi de coordonner le travail avec les fournisseurs, et surtout avec les clients. En effet, grâce à ce calendrier, un calcul automatique des délais de livraison est effectué ; ces délais sont affichés à côté de chaque produit sur le site AstroScope, ainsi qu’à l’intérieur du programme lors du calcul de la commande, ce qui automatise le travail des managers lors de la prise de commandes.

Boutique : Managers

Système de calcul automatique des bonus pour les managers sur la base de leurs ventes. Chaque manager de la boutique peut accéder à cette section pour voir la dynamique de calcul de ses propres bonus et de ceux des autres. Tout est clair, rapide et fiable.

Boutique : Fournisseurs

Il s’agit d’une section particulière, pratique pour l’administrateur et les logisticiens. Elle permet d’avoir rapidement et clairement une vue d’ensemble de l’état du travail avec les listes tarifaires des fournisseurs de produits : combien de nouveaux produits, combien avec une description déjà renseignée, etc. De plus, grâce à cette section, le logisticien peut accéder à l’espace personnel du fournisseur. Nous en parlerons plus en détail plus tard.

Boutique : Partenaires

Système de travail avec les partenaires (crédit et débit de bonus). La boutique AstroScope ne vend pas seulement des télescopes, elle aide aussi les débutants à les comprendre, et pour cela un réseau partenaire d’astronomes amateurs est utilisé. Ces partenaires peuvent également participer aux ventes via la boutique en ligne en se concentrant sur le bon choix des produits pour le client, tout en utilisant un code promo spécial. Grâce à ce code, l’acheteur bénéficie d’une remise supplémentaire, et la boutique enregistre une commande partenaire. Le système enregistre automatiquement l’historique des ventes du partenaire en lui attribuant des bonus, qu’il peut ensuite dépenser dans la boutique pour acheter n’importe quels produits.

Il convient également de mentionner ici que chaque partenaire (également enregistré comme acheteur) dispose de sa propre section partenaire dans l’espace client, où toutes les informations sur le mouvement des commandes passées à l’aide de son code promo sont disponibles.

Business : Synthèse des commandes

Synthèse supplémentaire des commandes, accessible via l’interface web. Cette section est pratique pour les employés de la boutique utilisant un smartphone ou une tablette. En outre, ce module est utile pour analyser rapidement les commandes selon différentes options : statut, livraison, paiement, etc.

Business : Comptabilité financière

Comptabilité financière interne des interactions au sein de l’entreprise. On ne peut pas dire que ce système puisse remplacer entièrement la comptabilité officielle, mais il permet très facilement d’automatiser la gestion financière au sein de l’entreprise, de bureaux distincts ou de départements. En effet, la base de données de la boutique contient toutes les informations de départ relatives aux produits et aux ventes.

Ce qui est remarquable, c’est que les options de ce module, ainsi que les droits d’accès pour des opérations spécifiques, sont faciles à définir et à modifier grâce à l’extension standard Options des modules dans Melbis Shop. Autrement dit, les modules web ne sont pas statiques, et les employés de la boutique peuvent les configurer selon les besoins, sans recourir aux services de programmeurs.

Business : Gestion des stocks

Module web de gestion distincte des stocks dans la boutique. AstroScope utilise les entrepôts principaux des fournisseurs, mais dispose également de son propre stock interne, en rachetant au besoin certaines références. L’intégration de la gestion des stocks avec le site de vente crée transparence et cohérence dans le travail de toute l’entreprise. Tout se trouve ici même, et toutes les relations de calcul peuvent être suivies instantanément.

Business : Stratégie

Système de définition des stratégies de travail avec les fournisseurs. Il s’agit d’un système intelligent d’identification et de contrôle de la marge sur les produits chez les fournisseurs. Très pratique pour les dirigeants et les analystes de la boutique, il permet de définir une politique de coopération avec les fournisseurs, de suivre leurs erreurs ou leurs manœuvres en matière de gains revendeurs. Il permet également de définir des règles automatiques de tolérance et de préférence pour les produits :

Il est également possible ici de définir une note produit, en ajustant ainsi les positions des produits dans le catalogue pour maximiser l’efficacité de leurs ventes :

Le rapport principal intègre un système de sous-rapports pour analyser la dynamique de disponibilité et d’écoulement de chaque référence produit. Il est donc possible de suivre et de corréler les ventes d’un produit avec sa disponibilité effective ou avec les conditions de politique tarifaire du fournisseur :

Analytique : Synthèse des ventes

Un rapport simple et clair qui permet d’embrasser et d’analyser rapidement les rubriques produits en termes d’indicateurs globaux : chiffre d’affaires, revenu et remises accordées au client. En utilisant l’imbrication des rapports, on peut accéder rapidement aux composants des indicateurs, jusqu’aux références produits concrètes qui ont généré les ventes du mois souhaité :

Analytique : Analyse du stock

L’analyse du stock est un module web utile pour le travail analytique avec le stock de l’entreprise. Le principe fondamental d’un stock efficace est l’absence de surstockage. Les logisticiens de la boutique doivent donc prendre des décisions complexes sur les produits qu’il est judicieux d’acheter pour le stock propre et ceux qu’il vaut mieux acheter directement auprès du fournisseur pour une commande donnée. Ainsi, chaque produit qui entre dans le stock de la boutique AstroScope a son propre motif, ainsi qu’un certain nombre d’autres indicateurs tels que le Potentiel et l’Efficacité, qui permettent d’évaluer la pertinence de la position en stock.

Le système comprend également un sous-rapport qui suit les ventes et les retours d’un produit donné en stock. Il peut aussi afficher les fluctuations de prix :

Le rapport analytique suivant est nécessaire pour la mise à jour périodique des niveaux de stock. Une période et un coefficient sont sélectionnés. Sur la base des statistiques de vente, le système calcule alors combien il faut racheter pour chaque position :

Les autres rapports pour le stock sont En attente de livraison, Ont voulu acheter et Consultent. Ils sont utiles pour déterminer quels produits intéressent réellement les visiteurs de la boutique, mais ne sont pourtant pas vendus par celle-ci pour diverses raisons. En effet, certains produits des fournisseurs peuvent être « interdits », c’est-à-dire forcés comme indisponibles. Les raisons peuvent être nombreuses ; la plus fréquente est un produit bon marché et un entrepôt fournisseur éloigné. Dans ce cas, il n’est pas rentable d’exécuter des commandes unitaires pour ce produit. Mais justement grâce à ce rapport, le logisticien de la boutique peut analyser ce qui est malgré tout demandé, puis acheter ce produit pour le stock de la boutique, optimisant ainsi la logistique.

Enfin, la dernière section de l’analyse du stock est l’Analyse des prix. Grâce à ce rapport, on peut rapidement identifier les tendances de la dynamique des prix sur le marché pour les produits achetés pour le stock propre. En effet, après l’achat du produit, son prix recommandé peut changer chez le fournisseur ; il est donc nécessaire de comparer périodiquement les prix pour éviter un manque de compétitivité et le surstockage.

Analytique : Graphiques et rapports

Statistiques internes propres sur la fréquentation des rubriques de la boutique, ainsi qu’analyse de la dynamique des ventes. C’est un module extrêmement utile tant pour l’administrateur de la boutique que pour ses propriétaires. Il permet de connaître avec précision la dynamique de fréquentation de la boutique par rubriques concrètes. Il s’agit des statistiques les plus précises et les plus indépendantes des services tiers. Elles montrent à la fois la situation globale de la boutique dans son ensemble et la dynamique de fréquentation des rubriques spécifiques dans le temps.

Le rapport sur la dynamique des ventes fonctionne de manière analogue. En choisissant différents intervalles : jour, semaine, mois, année, et en activant si nécessaire un filtre sur un fournisseur donné, il est possible de suivre la dynamique des ventes.

Outils : Envoi de SMS

Système de contrôle des notifications envoyées automatiquement aux acheteurs. Lors du passage d’une commande, ainsi que lors de l’attribution de certains statuts, le système informe automatiquement les acheteurs via un service SMS. Grâce à ce module web, on peut vérifier tous les messages envoyés, ainsi qu’effectuer un envoi individuel.

Outils : Mise à jour des entrepôts des transporteurs

Mise à jour automatique de la base de données des entrepôts des sociétés de transport. Module de chargement de la liste des entrepôts des transporteurs via API pour l’intégration avec la vitrine de la boutique en ligne. Il simplifie le passage de commande pour l’utilisateur et pour les managers.

Outils : Fichiers inutilisés

Système de recherche et de suppression des fichiers inutilisés pour optimiser l’espace disque. Au cours de la création de la vitrine de la boutique, des fichiers d’images obsolètes apparaissent, qu’il est judicieux de supprimer périodiquement. Ce module web compare tous les registres de fichiers avec ceux réellement présents et permet de visualiser/supprimer ceux qui ne sont référencés nulle part.

Outils : Conversion des caractéristiques

Module de conversion des types de caractéristiques. Lors de la création des descriptions de produits, il arrive que les managers choisissent initialement un type énumératif pour les valeurs d’une caractéristique. Par la suite, cela peut s’avérer inefficace comme mode de stockage ; il est alors possible de redéfinir la caractéristique du produit comme champ texte.

Documentation : règlement et guides méthodologiques

La documentation des processus métier de l’entreprise et des interactions entre collaborateurs est présentée sous forme de règlement général et de guides méthodologiques, facilement accessibles à chaque employé.

Modules web intégrés

Outre les modules web autonomes énumérés ci-dessus, il existe également des modules web intégrés supplémentaires. Ces modules sont élégamment intégrés dans le programme Melbis Shop. Lorsque l’utilisateur travaille avec des produits ou des commandes, un échange d’informations a lieu avec ces modules, qui complètent en ligne les fonctionnalités du programme. Par exemple, dans l’espace personnel du manager chargé des descriptions de produits ou dans la section des logisticiens consacrée à la tarification, les modules suivants sont disponibles :

Description du produit

Aperçu rapide de la description du produit, telle qu’elle sera affichée aux acheteurs sur le site :

Liaison du produit

Contrôle de la liaison du produit. Dans la boutique, deux états de produits sont définis : Vitrine et Stock. Grâce à cela, il est possible de charger les listes tarifaires des fournisseurs dans la boutique en tant que positions de stock, puis d’effectuer leur liaison avec les produits de la vitrine. Cela est nécessaire afin que le système puisse sélectionner la meilleure offre parmi de nombreux produits en stock provenant de différents fournisseurs, et le vendre comme un produit de vitrine unique.

Gestion des stocks

Gestion des stocks, moyen rapide de consulter les mouvements de marchandises en stock. Ce module intégré est pratique pour les logisticiens dans la section Tarification, car il permet de consulter rapidement les réserves actuelles et les mouvements de produits dans le stock interne.

Synthèse des ventes

Synthèse des ventes, dynamique des ventes et montant de la remise pour un produit donné par mois.

Dynamique de la demande

Graphique de la dynamique de la demande pour le produit sélectionné, ainsi que du gain réalisé sur celui-ci (bonus). En utilisant le catalogue de la boutique directement dans Melbis Shop, les managers et les logisticiens peuvent naviguer rapidement entre les rubriques et, à l’aide de ce module web, consulter la dynamique des ventes, des prix, de l’écart bonus, ainsi que des remises sur un produit donné.

Dynamique du coût

Dynamique du coût du produit, des prix d’achat et de vente au détail, ainsi que de sa disponibilité. Deux graphiques avec un intervalle par mois et par jour.

Attribution de cadeaux

Système d’attribution automatique de cadeaux. Il repose sur l’analyse du gain réalisé sur le produit et la recherche de produits-cadeaux disponibles, qui entrent dans une plage donnée de perte de profit.