Примерен онлайн магазин

Така се получи, че софтуерният комплекс Melbis Shop се използва от редица онлайн магазини, които са станали лидери в своите продуктовите сегменти. Това е особеността на Melbis Shop: поради своята обширна функционалност той е сложен и излишен за магазини от начално ниво, но в същото време е супер ефективен за тези, които се стремят да станат най-добрите в своята продуктова област.

Един от тях, нагледен пример за използването на Melbis Shop, е онлайн магазинът AstroScope, който ще вземем за образец. Това е популярен астрономически супермаркет, където може да се купи телескоп за наблюдение на звездите. Той е основан през 2007 г. и още от първия ден на съществуването си първоначално използваше Melbis Shop версия 5, а днес и версия 6. Разбира се, освен самите телескопи в този онлайн магазин са представени и други категории стоки, като астрономически бинокли и далекогледни тръби.

При разработката на магазина AstroScope е приложен мащабируем подход, сякаш този проект утре може да се превърне в голям супермаркет с нови категории стоки. Тоест, ядрото на проекта е използването на многозадачността на Melbis Shop, както и формализирането и структурирането на бизнес процесите, които лесно могат да бъдат адаптирани и за други отраслови магазини, например за спортен супермаркет или универсален магазин за детски играчки и т.н.

   

Какво може да се каже за използваните възможности на Melbis Shop в магазина AstroScope?

Като пример за образцов онлайн магазин на Melbis Shop ще разгледаме магазина AstroScope отвътре, благодарение на което ще имате възможност да оцените бизнес структурата на проекта и нейната реализация с помощта на Melbis Shop 6. 

Ето как изглежда общата статистика на базата данни на магазина AstroScope, характеризираща неговата запълненост:

Разбира се, проектът AstroScope използва всички онези базови възможности, които вече са декларирани в раздела Скрийншотове на програмата. Като цяло това са стандартни функции за работа с описания, цени и ценови листи на стоки, затова те няма да бъдат изброявани повторно тук. 

Безусловно, освен стандартните възможности на софтуера Melbis Shop, този проект има и свои специфични конфигурации и модули. Именно на тях ще се спрем по-подробно. 

Всеки от служителите има свои роли и задължения съгласно предварително описания регламент, например:

Модератор

• Контрол и обучение на мениджърите
• Контрол на запълнеността на магазина със стоки
• Управление на структурните елементи на сайта и разпределение на правата за достъп

Мениджър

• Консултиране и приемане на поръчки по телефона
• Редактиране на описания и изображения на стоки
• Подобряване на качеството на представяне на раздела и стоките в него
• Стоков анализ
• Консултации във форума и социалните мрежи, отговори на отзиви за стоки и на e-mail
• Работа с постоянни клиенти

Промоутър

• Управление на каталозите на витрината
• Контрол на качеството на представяне на стоките
• Контрол на качеството на филтрите
• Проследяване и популяризиране на събитията на магазина
• Организиране на писането на ревюта за стоки

Старши логистик

• Контрол и обучение на логистиците
• Финансов отчет и стопански въпроси
• Търсене на нови доставчици и взаимодействие с тях
• Контрол и анализ на складовата отчетност
• Разрешаване на конфликтни ситуации
• Работа с рекламни материали
• Помощ при обработката на поръчки

Младши логистик

• Обработка, резервиране и съпровождане на изпълнението на поръчки
• Обновяване на ценовите листи на доставчиците
• Корекции на валутите

Контент специалист

• Попълване на описания и изображения на стоки
• Приемане на поръчки по телефона

Опции и настройки

Тъй като софтуерът Melbis Shop е преди всичко инструмент за създаване на уникални онлайн витрини и бизнес процеси, при конструирането на магазина AstroScope се наложи да бъдат създадени и зададени множество различни опции и настройки.

На първо място това са Потребителски настройки, където разработчиците са определили определени константи на магазина, които могат да бъдат променяни от определени служители на магазина, без намесата на програмист. Настройките са толкова много, че за тяхното удобно и нагледно представяне е създадена дървовидна структура (вляво на скрийншота), която групира настройките по раздели:

Освен потребителските настройки са създадени и специални специфични настройки за всякакви справочници. Например, ето как изглеждат разширените опции за Доставчици:

Също така, за да е удобно и нагледно за служителите да извършват изборки при работа с базата данни, стандартната функционалност на заявките в Melbis Shop е разширена с помощта на индивидуални филтри за изборка на стоки и поръчки по различни критерии:

Уеб модули

Следващият аспект, който непременно си струва да бъде споменат, са допълнителните уеб модули. С тяхна помощ магазинът съчетава от една страна цялата мощ на енджина за пакетна работа с голямо количество стоки (благодарение на десктоп windows приложението), а от друга страна — прави магазина изключително гъвкав по възможности, разширявайки неговата функционалност със самописни уеб модули. 

Тези модули са два типа: вградени, които се показват директно вътре в win приложението (чрез вграден уеб браузър), и външни, които могат да работят както вътре в Melbis Shop, така и без него на всяко устройство с различна ОС. Нека първо разгледаме външните уеб модули. Техният списък е доста разнообразен и позволява да се решават много различни задачи.

Магазин: Табло за обяви

Табло за обяви за служителите, където се задава календарът на празничните и работните дни. Тоест, отговорният служител може предварително да определи работните и почивните дни въз основа на разпореждане на ръководството. Това е удобно не само за компанията, но и позволява да се съгласува работата с доставчиците, а най-важното — с клиентите. Защото благодарение на този календар се извършва автоматично изчисляване на сроковете за доставка, които се показват до всяка стока на сайта AstroScope, както и вътре в програмата при калкулация на поръчката, което автоматизира работата на мениджърите при приемането на поръчки.

Магазин: Мениджъри

Система за автоматично изчисляване на бонусите за мениджърите въз основа на техните продажби. Всеки мениджър на магазина може да влезе в този раздел, за да види динамиката на изчисляването на своите и чуждите бонуси. Всичко е нагледно, оперативно и достоверно.

Магазин: Доставчици

Това е специален раздел, който е удобен за администратора и логистиците. Той позволява бързо и нагледно да се обхване състоянието на работата с ценовите листи на доставчиците на стоки: колко нови стоки има, колко са с попълнено описание и т.н. Също така с помощта на този раздел логистикът може да влезе в персоналния раздел на доставчика. Повече за това ще бъде разказано по-късно.

Магазин: Партньори

Система за работа с партньори (начисляване и отписване на бонуси). Магазинът AstroScope не само продава телескопи, но и помага на начинаещите да се ориентират в тях, а за това се използва партньорска мрежа от астрономи любители. Тези партньори също могат да участват в продажбите с помощта на онлайн магазина, като се съсредоточат върху правилния подбор на стоки за клиента, използвайки специален промо код. С помощта на този код купувачът получава допълнителна отстъпка, а магазинът фиксира партньорската поръчка. Системата автоматично фиксира историята на продажбите на партньора, начислявайки му бонуси, които след това той може да изразходва в магазина за покупка на всякакви стоки.

Тук също трябва да се спомене, че всеки партньор (той е регистриран и като купувач) има свой специален партньорски раздел в клиентския кабинет, където е предоставена цялата информация за движението на поръчките, направени с помощта на неговия промо код.

Бизнес: Обобщение на поръчките

Допълнително обобщение на поръчките, което може да се получи чрез уеб интерфейса. Този раздел е удобен за използване от служителите на магазина от смартфон или таблет. Освен това този модул е удобен за бърз анализ на поръчките по различни опции: статус, доставка, плащане и т.н.

Бизнес: Финансов отчет

Вътрешен финансов отчет на взаимодействията в компанията. Не може да се каже, че тази система може напълно да замени счетоводството, но да автоматизира финансовия отчет в рамките на компанията, вътре в отделни офиси или подразделения — това е напълно възможно. Защото базата данни на магазина съдържа цялата изходна информация за стоките и продажбите.

Забележително е, че опциите на този модул, както и правата за достъп до конкретни операции, лесно се задават и редактират благодарение на стандартното разширение Опции на модулите в Melbis Shop. Тоест, уеб модулите не са статични, а служителите на магазина могат да ги конфигурират според необходимостта, без да прибягват до услугите на програмисти.

Бизнес: Складов отчет

Уеб модул за отделен складов отчет в магазина. AstroScope използва основните складове на доставчиците, но освен това има и собствен вътрешен склад, като при необходимост изкупува отделни стокови позиции. Интеграцията на складовия отчет на стоките със сайта за продажби създава прозрачност и синхрон в работата на цялото предприятие. Всичко се намира тук и всички взаимовръзки в изчисленията могат да бъдат проследени моментално.

Бизнес: Стратегия

Система за определяне на стратегии за работа с доставчици. Това е интелигентна система за откриване и контрол на печалбата от стоките при доставчиците. Много удобна е за ръководителите и анализаторите на магазина, позволява да се формира политика на сътрудничество с доставчиците, да се проследяват техните грешки или маневри с дилърската печалба. Да се задават автоматични правила за допуски и предпочитания за стоките:

Също така тук има възможност да се задава стоков рейтинг, като по този начин се коригират позициите на стоките в каталога за максимална ефективност на техните продажби:

Вътре в основния отчет е вградена система от подотчети за анализ на динамиката на наличността и продажбите на всяка стокова позиция. Тоест може да се проследи и корелира продажбата на стоки с факта на наличност на стоката или условията на ценовата политика на доставчика:

Аналитика: Обобщение на продажбите

Прост и нагледен отчет, който позволява бързо да се обхванат и анализират продуктовите раздели по отношение на съвкупните показатели: оборот, доход и предоставени отстъпки на клиента. Използвайки вложеността на отчетите, може бързо да се достигне до съставните елементи на показателите, чак до конкретни стокови позиции, които са направили продажбите през нужния месец:

Аналитика: Складов анализ

Складовият анализ е полезен уеб модул за аналитична работа със склада на компанията. Главният принцип за ефективност на склада е липсата на презапасяване. Затова логистиците на магазина трябва да вземат сложни решения коя стока е правилно да бъде изкупена за собствен склад и коя е по-добре да се закупува директно от доставчика за конкретна поръчка. Затова всяка стока, попаднала в склада на магазина AstroScope, има свой мотив, както и редица други показатели като Потенциал и Ефективност, по които може да се прогнозира целесъобразността на складовата позиция.

Системата тук веднага съдържа и подотчет, който проследява продажбите и връщанията на конкретна стока в склада. Също така може да покаже и колебанията на цените:

Следващият аналитичен отчет е необходим за дежурно обновяване на складовите наличности. Избира се период и коефициент. В резултат, опирайки се на статистиката на продажбите, системата изчислява колко трябва да се дозакупи от всяка позиция:

Други отчети за склада са Очакваме доставка, Искаха да купят и Преглеждат. Те са удобни за определяне кои точно стоки са интересни за посетителите на магазина, но по някакви причини не се продават от магазина. Работата е там, че някои стоки на доставчиците могат да бъдат „под забрана“, тоест принудително зададени като липсващи. Причините за това могат да бъдат много, като най-честата е евтина стока и далечен склад на доставчика. В този случай е неизгодно да се изпълняват единични поръчки за тази стока. Но именно благодарение на този отчет логистикът на магазина може да анализира какво все пак се търси и тогава да изкупи тази стока за склада на магазина, като по този начин оптимизира логистиката.

И заключителният раздел от складовия анализ е Анализ на цените. С помощта на този отчет може бързо да се откриват тенденции в ценовата динамика на пазара за стоки, изкупени за собствен склад. Защото след изкупуването на стоката нейната препоръчителна цена може да се променя от доставчика, затова е необходимо периодично да се съпоставят цените, за да се избегне неконкурентоспособност и презапасяване на склада.

Аналитика: Графики и отчети

Собствена вътрешна статистика за посещаемостта на разделите на магазина, както и анализ на динамиката на продажбите. Изключително полезен модул както за администратора на магазина, така и за неговите собственици. Позволява точно да се знае динамиката на посещаемостта на магазина по конкретни раздели. Това е най-точната и независима от външни услуги статистика. Показва както съвкупната ситуация за магазина като цяло, така и динамиката на посещаемостта на конкретни раздели във времето.

По аналогичен начин работи и отчетът за динамиката на продажбите. Избирайки различен интервал: ден, седмица, месец, година, а също и по желание активирайки филтър по някой доставчик, може да се проследи динамиката на продажбите.

Инструменти: Изпращане на SMS

Система за контрол на автоматично изпратените уведомления за клиентите. При оформяне на поръчка, както и при задаване на определени статуси, системата автоматично информира клиентите, използвайки SMS услуга. С помощта на този уеб модул може да се проверят всички изпратени съобщения, както и да се извърши индивидуално изпращане на съобщение.

Инструменти: Обновяване на складовете на ТК

Автоматично обновяване на базата данни със складовете на транспортните компании. Модул за зареждане на списъка със складове на транспортни компании чрез API за интеграция с витрината на онлайн магазина. Улеснява оформянето на поръчката за потребителя и мениджърите.

Инструменти: Неизползвани файлове

Система за търсене и изтриване на неизползвани файлове за оптимизиране на дисковото пространство. В процеса на формиране на витрината на магазина се появяват остарели файлове с изображения, които има смисъл периодично да бъдат изтривани. Този уеб модул сверява всички регистри на файлове с реално наличните и позволява да се прегледат/изтрият тези, които никъде не фигурират.

Инструменти: Конвертиране на характеристики

Модул за конвертиране на типове характеристики. В процеса на формиране на описанията на стоките има ситуации, когато мениджърите първоначално избират изброим тип за стойностите на характеристиката. Впоследствие това може да се окаже неефективен начин за съхранение и тогава характеристиката на стоката може да бъде предефинирана като текстова.

Документация: регламент и методически пособия

Документацията на бизнес процесите на компаниите и взаимодействието между служителите е представена като общ регламент и методически пособия, които са лесно достъпни за всеки служител.

Вградени уеб модули

Освен самостоятелните изброени по-горе уеб модули, има и допълнителни вградени уеб модули. Тези модули са ефектно вградени в програмата Melbis Shop. Когато потребителят работи със стоки или поръчки, се осъществява обмен на информация с тези модули и те в онлайн режим допълват функционалността на програмата. Например, в персоналния раздел на мениджъра за работа с описанията на стоките или в раздела на логистиците по ценообразуване са достъпни такива модули:

Описание на стоката

Бърз преглед на описанието на стоката, което ще се показва на клиентите в сайта:

Обвързване на стоката

Контрол на обвързването на стоката. В магазина са определени две състояния на стоките: Витрина и Склад. Благодарение на това могат да се зареждат ценови листи на доставчици в магазина като складови позиции, а след това да се извършва тяхното обвързване към витринните стоки. Това е необходимо, за да може системата да избере най-доброто предложение измежду множество складови стоки от различни доставчици и при това да го продава като единствена витринна стока.

Складов отчет

Складов отчет, бърз начин за преглед на движението на стоките в склада. Вграденият модул е удобен за логистиците в Ценообразуване, позволява бързо да се преглеждат текущите резерви и движенията на стоките по вътрешния склад.

Обобщение на продажбите

Обобщение на продажбите, динамика на продажбите и размер на отстъпката за конкретна стока по месеци.

Динамика на търсенето

Графика на динамиката на търсенето на избраната стока, както и на печалбата от нея (бонуса). Използвайки каталога на магазина директно в Melbis Shop, мениджърите и логистиците могат бързо да се придвижват по разделите и с помощта на този уеб модул да преглеждат динамиката на продажбите, цените, бонусния марж, както и отстъпките за конкретна стока.

Динамика на стойността

Динамика на стойността на стоката, входната и продажната цена, както и нейната наличност. Две графики с интервал по месеци и дни.

Назначаване на подаръци

Система за автоматично назначаване на подарък. В основата стои анализът на печалбата от стоката и търсенето на налични стоки-подаръци, които се вписват в зададения диапазон на загуба на печалба.