Tienda online de referencia

Se dio la circunstancia de que el software Melbis Shop es utilizado por varias tiendas online que se han convertido en líderes en sus segmentos de producto. Esta es una de las particularidades de Melbis Shop: debido a su amplia funcionalidad, resulta complejo y excesivo para tiendas de nivel inicial, pero al mismo tiempo es sumamente eficaz para quienes aspiran a convertirse en los mejores en su nicho de producto.

Uno de esos ejemplos, y una muestra clara del uso de Melbis Shop, es la tienda online AstroScope, que tomaremos como modelo. Se trata de un popular supermercado astronómico donde se puede comprar un telescopio para observar las estrellas. Fue fundado en 2007 y desde el primer día utilizó primero Melbis Shop en su quinta versión, y hoy ya emplea también la sexta. Por supuesto, además de los propios telescopios, en esta tienda online se presentan otras categorías de productos, como binoculares astronómicos y catalejos.

Durante el desarrollo de la tienda AstroScope se aplicó un enfoque escalable, como si este proyecto pudiera transformarse mañana en un gran supermercado con nuevas categorías de productos. Es decir, el núcleo del proyecto es el uso de la multitarea de Melbis Shop, así como la formalización y estructuración de los procesos de negocio, que pueden adaptarse fácilmente también a otras tiendas sectoriales, por ejemplo, a un supermercado deportivo o a unos grandes almacenes de juguetes infantiles, etc.

   

¿Qué se puede decir sobre las capacidades de Melbis Shop utilizadas en la tienda AstroScope?

Como ejemplo de una tienda online de referencia sobre Melbis Shop, analizaremos la tienda AstroScope desde dentro, gracias a lo cual usted podrá evaluar la estructura empresarial del proyecto y su implementación mediante Melbis Shop 6. 

Así es como se ven las estadísticas generales de la base de datos de la tienda AstroScope, que caracterizan su nivel de contenido:

Por supuesto, el proyecto AstroScope utiliza todas las capacidades básicas que ya se han declarado en la sección Capturas de pantalla del programa. En general, se trata de funciones estándar para trabajar con descripciones, precios y listas de precios de productos, por lo que no se volverán a enumerar aquí. 

Sin duda, además de las funciones estándar del software Melbis Shop, este proyecto también cuenta con sus propias configuraciones y módulos específicos. Precisamente en ellos nos detendremos con más detalle. 

Cada uno de los empleados tiene sus propios roles y responsabilidades según el reglamento previamente establecido, por ejemplo:

Moderador

• Control y formación de los gerentes
• Control del nivel de surtido de productos en la tienda
• Gestión de los elementos estructurales del sitio web y distribución de permisos de acceso

Gerente

• Asesoramiento y recepción de pedidos por teléfono
• Edición de descripciones e imágenes de productos
• Mejora de la calidad de presentación de la sección y de los productos en ella
• Análisis de productos
• Consultas en el foro y redes sociales, respuestas a reseñas de productos y correos electrónicos
• Trabajo con clientes habituales

Promotor

• Gestión de los catálogos del escaparate
• Control de la calidad de presentación de los productos
• Control de la calidad de los filtros
• Seguimiento y promoción de los eventos de la tienda
• Organización de la redacción de reseñas de productos

Logista senior

• Control y formación de los logistas
• Contabilidad financiera y asuntos administrativos
• Búsqueda de nuevos proveedores e interacción con ellos
• Control y análisis de la contabilidad de almacén
• Resolución de situaciones conflictivas
• Trabajo con material publicitario
• Ayuda en el procesamiento de pedidos

Logista junior

• Procesamiento, reserva y seguimiento de la ejecución de pedidos
• Actualización de listas de precios de proveedores
• Ajustes de divisas

Especialista de contenido

• Carga de descripciones e imágenes de productos
• Recepción de pedidos por teléfono

Opciones y configuraciones

Dado que el software Melbis Shop es, ante todo, una herramienta para crear escaparates online únicos y procesos de negocio, al construir la tienda AstroScope fue necesario crear y definir una gran cantidad de opciones y configuraciones diferentes.

Ante todo, se trata de las Configuraciones personalizadas, donde los desarrolladores han definido ciertas constantes de la tienda, que determinados empleados pueden cambiar sin intervención de un programador. Hay tantas configuraciones que, para mostrarlas de forma cómoda y visual, se creó una estructura en árbol (a la izquierda en la captura de pantalla), que agrupa las configuraciones por secciones:

Además de las configuraciones personalizadas, también se crearon configuraciones específicas especiales para todo tipo de directorios. Por ejemplo, así se ven las opciones ampliadas para Proveedores:

Asimismo, para que a los empleados les resultara cómodo y visual realizar selecciones al trabajar con la base de datos, se amplió la funcionalidad estándar de consultas de Melbis Shop mediante filtros personalizados para seleccionar productos y pedidos según distintos criterios:

Módulos web

El siguiente aspecto que sin duda merece ser mencionado son los módulos web adicionales. Gracias a ellos, la tienda combina, por un lado, toda la potencia del motor para el trabajo por lotes con una gran cantidad de productos (gracias a la aplicación de escritorio para Windows), y por otro lado, hace que la tienda sea extraordinariamente flexible en cuanto a capacidades, ampliando su funcionalidad con módulos web desarrollados a medida. 

Estos módulos son de dos tipos: integrados, que se muestran directamente dentro de la aplicación de Windows (a través del navegador web integrado), y externos, que pueden funcionar tanto dentro de Melbis Shop como sin él en cualquier dispositivo con distintos sistemas operativos. Consideremos en primer lugar los módulos web externos. Su listado es bastante diverso y permite resolver tareas muy distintas.

Tienda: Tablón de anuncios

Tablón de anuncios para empleados, donde se define el calendario de días festivos y laborables. Es decir, el empleado responsable puede predefinir los días laborales y de descanso según las directrices de la dirección. Esto es conveniente no solo para la empresa, sino que también permite coordinar el trabajo con los proveedores y, lo más importante, con los compradores. Gracias a este calendario se realiza el cálculo automático de los plazos de entrega, que se muestran junto a cada producto en el sitio web AstroScope, así como dentro del programa al calcular un pedido, lo que automatiza el trabajo de los gerentes al recibir pedidos.

Tienda: Gerentes

Sistema de cálculo automático de bonificaciones para gerentes en función de sus ventas. Cada gerente de la tienda puede entrar en esta sección para ver la dinámica del cálculo de sus propias bonificaciones y las de otros. Todo es visual, rápido y fiable.

Tienda: Proveedores

Se trata de una sección especial, conveniente para el administrador y los logistas. Permite obtener de forma rápida y visual una visión general del estado del trabajo con las listas de precios de los proveedores de productos: cuántos productos nuevos hay, cuántos tienen descripción cargada, etc. Además, con ayuda de esta sección el logista puede acceder a la sección personal del proveedor. Más adelante se explicará esto con más detalle.

Tienda: Socios

Sistema de trabajo con socios (acumulación y canje de bonificaciones). La tienda AstroScope no solo vende telescopios, sino que también ayuda a los principiantes a comprenderlos, y para ello utiliza una red de socios formada por astrónomos aficionados. Estos socios también pueden participar en las ventas a través de la tienda online, concentrándose en la correcta selección de productos para el cliente y utilizando un código promocional especial. Con ayuda de este código, el comprador recibe un descuento adicional y la tienda registra el pedido del socio. El sistema registra automáticamente el historial de ventas del socio, acumulándole bonificaciones que luego puede gastar en la tienda para comprar cualquier producto.

También cabe mencionar aquí que cada socio (registrado también como comprador) tiene su propia sección de socio especial en la cuenta del comprador, donde se proporciona toda la información sobre el movimiento de los pedidos realizados con su código promocional.

Negocio: Resumen de pedidos

Resumen adicional de pedidos que puede obtenerse mediante la interfaz web. Esta sección es conveniente para que los empleados de la tienda la utilicen desde un smartphone o una tableta. Además, este módulo resulta útil para analizar rápidamente pedidos según distintas opciones: estado, entrega, pago, etc.

Negocio: Contabilidad financiera

Contabilidad financiera interna de las interacciones dentro de la empresa. No se puede decir que este sistema pueda sustituir por completo la contabilidad oficial, pero automatizar la contabilidad financiera dentro de la empresa, dentro de oficinas o departamentos individuales, sí es perfectamente posible. Al fin y al cabo, la base de datos de la tienda contiene toda la información de partida sobre productos y ventas.

Lo destacable es que las opciones de este módulo, así como los permisos de acceso a operaciones concretas, se definen y editan fácilmente gracias a la ampliación estándar Opciones de módulos en Melbis Shop. Es decir, los módulos web no son estáticos, y los empleados de la tienda pueden configurarlos según sea necesario sin recurrir a los servicios de programadores.

Negocio: Contabilidad de almacén

Módulo web de contabilidad de almacén independiente en la tienda. AstroScope utiliza los almacenes principales de los proveedores, pero además dispone de su propio almacén interno, comprando determinadas posiciones de producto cuando es necesario. La integración de la contabilidad de almacén con el sitio de ventas crea transparencia y coordinación en el trabajo de toda la empresa. Todo está aquí mismo y todas las interrelaciones de los cálculos pueden rastrearse al instante.

Negocio: Estrategia

Sistema para definir estrategias de trabajo con proveedores. Es un sistema inteligente de identificación y control del beneficio en los productos de los proveedores. Muy conveniente para los directivos y analistas de la tienda, permite formar la política de cooperación con los proveedores, rastrear sus errores o maniobras respecto al margen del distribuidor. También permite establecer reglas automáticas de tolerancias y preferencias para los productos:

Además, aquí existe la posibilidad de establecer una valoración del producto, corrigiendo así la posición de los productos en el catálogo para lograr la máxima eficacia en sus ventas:

Dentro del informe principal está integrado un sistema de subinformes para analizar la dinámica de disponibilidad y ventas de cada posición de producto. Es decir, se pueden rastrear y correlacionar las ventas de productos con el hecho de la disponibilidad del producto o con las condiciones de la política de precios del proveedor:

Analítica: Resumen de ventas

Un informe simple y visual que permite abarcar y analizar rápidamente las secciones de productos en función de indicadores agregados: facturación, ingresos y descuentos ofrecidos al comprador. Utilizando la jerarquía de informes, se puede llegar rápidamente a los componentes de los indicadores, hasta las posiciones de producto concretas que generaron las ventas en el mes necesario:

Analítica: Análisis de almacén

El análisis de almacén es un útil módulo web para el trabajo analítico con el almacén de la empresa. El principio principal de la eficiencia del almacén es la ausencia de sobrestock. Por ello, los logistas de la tienda necesitan tomar decisiones complejas sobre qué producto conviene comprar para el propio almacén y cuál es mejor adquirir directamente al proveedor para un pedido concreto. Por eso, cada producto que entra en el almacén de AstroScope tiene su propio motivo, así como una serie de otros indicadores, como el Potencial y la Eficiencia, observando los cuales se puede prever la conveniencia de mantener esa posición en almacén.

El sistema contiene inmediatamente un subinforme que rastrea las ventas y devoluciones de un producto concreto en almacén. También puede mostrar las fluctuaciones de precios:

El siguiente informe analítico es necesario para la actualización rutinaria de existencias en almacén. Se selecciona un período y un coeficiente. Como resultado, basándose en las estadísticas de ventas, el sistema calcula cuánto es necesario recomprar de cada posición:

Otros informes para el almacén son Esperando entrega, Querían comprar y Están viendo. Son útiles para determinar qué productos interesan exactamente a los visitantes de la tienda, pero que por alguna razón la tienda no vende. El hecho es que algunos productos de proveedores pueden estar “prohibidos”, es decir, marcados forzosamente como no disponibles. Puede haber muchas razones para ello, y la más frecuente es que se trate de un producto barato y que el almacén del proveedor esté lejos. En ese caso no resulta rentable tramitar pedidos individuales de ese producto. Sin embargo, gracias precisamente a este informe, el logista de la tienda puede analizar qué sigue teniendo demanda y entonces comprar ese producto para el almacén de la tienda, optimizando así la logística.

Y la sección final del análisis de almacén es el Análisis de precios. Con ayuda de este informe se pueden detectar rápidamente las tendencias de la dinámica de precios en el mercado de los productos comprados para el propio almacén. Después de comprar un producto, su precio recomendado puede cambiar por decisión del proveedor, por lo que es necesario comparar periódicamente los precios para evitar la falta de competitividad y el sobrestock del almacén.

Analítica: Gráficos e informes

Estadísticas internas propias sobre la asistencia a las secciones de la tienda, así como análisis de la dinámica de ventas. Es un módulo extremadamente útil tanto para el administrador de la tienda como para sus propietarios. Permite conocer con precisión la dinámica de visitas de la tienda por secciones concretas. Es la estadística más precisa e independiente de servicios externos. Muestra tanto la situación agregada de la tienda en su conjunto como la dinámica de visitas de secciones concretas a lo largo del tiempo.

De forma análoga funciona también el informe sobre la dinámica de ventas. Seleccionando distintos intervalos: día, semana, mes, año, y activando opcionalmente un filtro por algún proveedor, se puede rastrear la dinámica de ventas.

Herramientas: Envío de SMS

Sistema de control de notificaciones enviadas automáticamente a los compradores. Al realizar un pedido, así como al establecer determinados estados, el sistema informa automáticamente a los compradores utilizando el servicio SMS. Con ayuda de este módulo web se pueden revisar todos los mensajes enviados, así como realizar el envío individual de un mensaje.

Herramientas: Actualización de almacenes de empresas de transporte

Actualización automática de la base de datos de almacenes de empresas de transporte. Módulo de carga de la lista de almacenes de empresas de transporte por API para su integración con el escaparate de la tienda online. Simplifica la realización de pedidos tanto para el usuario como para los gerentes.

Herramientas: Archivos no utilizados

Sistema de búsqueda y eliminación de archivos no utilizados para optimizar el espacio en disco. En el proceso de formación del escaparate de la tienda aparecen archivos de imagen obsoletos que tiene sentido eliminar periódicamente. Este módulo web compara todos los registros de archivos con los realmente existentes y permite ver/eliminar aquellos que no figuran en ninguna parte.

Herramientas: Conversión de características

Módulo de conversión de tipos de características. En el proceso de creación de descripciones de productos se dan situaciones en las que los gerentes inicialmente seleccionan un tipo enumerado para los valores de una característica. Posteriormente esto puede resultar un método de almacenamiento ineficiente y entonces la característica del producto puede redefinirse como textual.

Documentación: reglamento y manuales metodológicos

La documentación de los procesos empresariales de la empresa y de la interacción entre empleados se presenta en forma de reglamento general y manuales metodológicos, fácilmente accesibles para cada empleado.

Módulos web integrados

Además de los módulos web independientes mencionados anteriormente, existen módulos web integrados adicionales. Estos módulos están integrados de forma eficaz en el programa Melbis Shop. Cuando el usuario trabaja con productos o pedidos, se produce un intercambio de información con estos módulos y estos complementan la funcionalidad del programa en tiempo real. Por ejemplo, en la sección personal del gerente que trabaja con las descripciones de productos o en la sección de los logistas para la fijación de precios están disponibles los siguientes módulos:

Descripción del producto

Vista rápida de la descripción del producto que se mostrará a los compradores en el sitio web:

Vinculación del producto

Control de la vinculación del producto. En la tienda se han definido dos estados para los productos: Escaparate y Almacén. Gracias a esto, es posible cargar las listas de precios de los proveedores en la tienda como posiciones de almacén y luego realizar su vinculación con los productos del escaparate. Esto es necesario para que el sistema pueda elegir la mejor oferta entre múltiples productos de almacén de distintos proveedores y venderla al mismo tiempo como un producto de escaparate único.

Contabilidad de almacén

Contabilidad de almacén, una forma rápida de ver el movimiento de productos en el almacén. El módulo integrado es conveniente para los logistas en Fijación de precios, ya que permite consultar rápidamente las reservas actuales y los movimientos de productos por el almacén interno.

Resumen de ventas

Resumen de ventas, dinámica de ventas y tamaño del descuento para un producto concreto por meses.

Dinámica de la demanda

Gráfico de la dinámica de la demanda del producto seleccionado, así como de la ganancia obtenida con él (bonificación). Utilizando el catálogo de la tienda directamente en Melbis Shop, los gerentes y logistas pueden desplazarse rápidamente por las secciones y con ayuda de este módulo web consultar la dinámica de ventas, precios, margen de bonificación, así como descuentos sobre un producto concreto.

Dinámica del costo

Dinámica del costo del producto, de los precios de entrada y minorista, así como de su disponibilidad. Dos gráficos con intervalos por meses y días.

Asignación de regalos

Sistema de asignación automática de regalos. Se basa en el análisis de la ganancia del producto y en la búsqueda de productos-regalo disponibles que encajen en el rango establecido de pérdida de beneficio.